イベント申込み自動転記システム

イベントへのWeb申込みがあると、申込み情報を記載したメールが届く。それを担当メンバーが都度コピペし、独自のスプレッドシートに手動転記していた。1回15分程度の作業だが、上長が「この情報は最新？」と確認するたびにメンバーは作業を中断してコピペをこなし、上長は数字の正確さを確信できないまま判断を下すか、判断を先送りにするしかなかった。集中作業の中断、判断の遅延、常態化した小さなストレス——問題は一点ではなく、組織全体に分散していた。

本来ならSalesforceで申込み管理ができるはずだった。しかし、使いこなせる人間が数名しかおらず、経営層も管理職も一般メンバーも、ビューを作って状況を確認することができない。結果、「独自スプレッドシートに入力しなさい」という運用が定着し、手動転記が当たり前になっていた。SFにデータが入っているのに、誰も参照できない構造が、手間を生み続けていた。

申込みメールがメーラーに届いた瞬間から、スプレッドシートへの転記までを自動化する構造で実装した。GASで申込みメールを定期検索し、会社名・役職・氏名・メールアドレス・電話番号など8項目を本文から自動抽出してスプレッドシートに追記する。メッセージIDによる重複チェックを実装し、抜け漏れとダブり登録を構造的に排除した。人間が介在するのは、スプレッドシートを開いて数字を見るだけでいい。

システム稼働後、メンバーがコピペ作業をする必要はなくなった。申込みが入ればスプレッドシートに自動で反映される。上長は「最新？」と聞かなくてよくなり、メンバーは作業を中断させられなくなった。数字の正確さを疑う必要もない。判断を遅らせていた不確実性と、集中を奪っていた割り込みは、構造ごと消去された。