問い合わせフォーム自動振り分けシステム

コーポレートサイトの問い合わせフォームに入力があると、メールがほぼ全社員に届く仕組みになっていた。本来の問い合わせであれば担当者が対応し、必要に応じて転送する。しかし近年、営業目的でフォームを使うケースが横行しており、届くたびに社員が中身を確認し、営業メールならゴミ箱へ、問い合わせなら担当者へ——その判断と処理を、200人の社員それぞれが繰り返していた。仕事は回っていた。問題とは、誰も呼んでいなかった。

「特に問題なく仕事は回っている」——それがこの状況を放置し続けた理由のすべてだった。誰も改善を提案せず、誰も工数として計上せず、気が利く社員が当たり前のように本来の業務の手を止めながらメールを確認し続けていた。問題として認識されていなかったこと自体が、唯一の阻害要因だった。あるマネージャーが「これは本当に仕事なのか」と疑問を持つまで、誰も立ち止まらなかった。

判断が必要な作業はひとつだけだった。「これは自社への問い合わせか、営業メールか」——その分類だけだ。GASで info宛フォームメールを定期取得してスプレッドシートに転記し、Gemini 2.5 Flash-LiteのAPIで6カテゴリに自動判別する構造で実装した。人材紹介・教育研修という自社事業への理解をプロンプトに組み込み、「採用を強化したいので話を聞きたい」という見込み客と、「協業」を装った営業メールを正確に分類できる設計にした。200人のメールボックスに届く必要はない。人間が判断すべき案件だけが、担当者に届く。

システム稼働後、社員がフォームメールを確認する必要はなくなった。問い合わせは担当者に直接届き、営業メールは誰のメールボックスにも届かない。200人が毎日繰り返していたメールチェックと振り分け作業は、構造ごと消去された。「気が利く」社員の時間は、本来やるべき仕事に戻った。