事業部横断ミーティング日程調整システム

全社的な取り組みとして、事業部の異なる5人チームを編成し、月1回の事業部横断ミーティングを定期実施する制度が設けられていた。商談や面談を主業務とするメンバーが多く、カレンダーの空きを目視で確認しながら日程を調整する作業に「手間がかかる」という声が上がっていた。1チームあたりの作業時間は5分程度だが、チーム数は50。毎月、全体で4時間以上が日程調整だけに費やされていた。

1回あたり5分という感覚から、誰も仕組みで解決しようとしなかった。「カレンダーを見て候補を出すのは当たり前の作業」として受け入れられており、50チームに積み上がったコストを全体として把握している人間がいなかった。

5人全員のGoogleカレンダーをAPI経由で一括照会し、全員の空きスロットを自動抽出する構造で実装した。祝日カレンダーとの照合・土日除外・複数日の終日予定（長期休暇等）の除外も自動処理される。全員一致の候補がなければ「1名だけNGの候補」を次点として出力する設計にし、調整の現実的な難易度にも対応した。開発期間は3日。チームメンバーの名前とメールアドレスをシートに入力し、検索開始日をカレンダーUIで選ぶだけで、候補一覧がシートに出力される。

システム稼働後、各チームが担当者のカレンダーを開く必要はなくなった。操作は検索開始日を選んで実行するだけ。毎月50チームで発生していた4時間の日程調整作業は、構造ごと消去された。事業部横断の取り組みが、運営コストを理由に形骸化することなく続けられる状態になった。