講師空き日程調整システム

研修の営業担当者が顧客との商談をまとめると、次のステップが発生する。登壇可能な講師と候補日程を顧客に提示するための、空き確認作業だ。顧客から「この日にやりたい」と特定日を指定されることもあれば、「〇月中に」という月単位の条件で来ることもある。どちらのケースでも、担当営業は対象講師のGoogleカレンダーを一つひとつ開き、目視で空きを探す。講師が複数いれば、その分だけ作業が繰り返される。商談が決まるたびに、数十分の事務作業が発生する構造だった。

新たに営業マネージャーに就いた執行役員が、担当営業の作業を見て違和感を覚えた。「すごく無駄なことをやっているような気がするんですが、どうにかなりませんか」——その一言が、この開発の起点になった。現場にいる人間には、それが「仕事のうち」として染み付いていた。外から見た人間だけが、構造的な無駄として認識できた。

業務フローを分解すると、判断が必要な作業は「顧客との日程交渉」だけだった。その前工程——「どの講師が、いつ空いているかを調べる」という作業は、Google Calendar APIのFreebusy照会で完全に自動化できる。実装はGASをコアとし、Calendar API・日本祝日カレンダーとを連携させる構造で行った。特定日指定と月単位検索の2モードを実装し、複数講師を一括照会。月検索では土日・祝日を自動判定して赤字表示し、そのまま顧客への提示資料として使えるアウトプットを出力する。スプレッドシートを開かなくても操作できるよう、Webアプリとしても実装。誰でも直感的に使えるUIを提供し、ツールへの習熟コストを消去した。

システム稼働後、担当営業がカレンダーを開く必要はなくなった。条件を入力して実行するだけで、全講師の空き状況が瞬時に出力される。商談のたびに発生していた数十分の目視確認作業は、構造ごと消去された。営業が集中すべきことは、顧客との交渉だけだ。