ウェビナー運営統合管理システム

担当者が退職した。引き継ぎ先は決まらないまま、ウェビナー企画・集客を担うメンバーに「事務作業もやれ」という指示だけが降りてきた。その事務作業の中身は、2種類の管理シートを常に最新状態に保つこと。LP制作チームへの指示シート、事業部全体が参照する進行管理シート——それぞれに、タイトル・開催日・講師名・ZoomURL・Salesforceの商品コード・各工程の完了状況を、何かが動くたびにリアルタイムで記入し続ける。それだけではない。Zoomの予約とパネリスト招待、講師へのカレンダー招待、業務委託へのバナー作成依頼（Slack）、投影資料の回収と督促、アンケート回答者へのメール配信URLの設定——これらが時間軸バラバラに発生し、都度確認と記録が求められる。

「外部のシステム開発会社に依頼してはどうか」という提案が上がった。複数社に打診した結果、返ってきた見積もりは開発期間6〜12ヶ月、費用600〜800万円。却下された。

BrainVaultは既存の業務フローを構造レベルで解析し、「人間が介在しなければならない判断」と「ただ転記しているだけの作業」を切り分けた。結論は明確だった。20以上あるとされた作業の大半は、情報の転記・通知・確認の自動化で消去できる。人間がやるべきことは、企画の中身と集客の判断だけだ。実装はGASをハブとし、Calendar API・Slack Webhook・Drive APIを連携させる構造で行った。各トリガーポイントを定義し、情報の発生源から各シートへの自動同期と、関係者への自動通知を組み込んだ。開発期間は4週間。費用は¥400,000。

システム稼働後、企画担当者が管理シートを開く必要はなくなった。情報を一箇所に入力すれば、連携先への反映・通知・督促が自動で完結する。毎日1時間の転記作業は、構造ごと消去された。