第１領域と第３領域

先日、７つの習慣のセミナーに参加しました。

セミナー中は、何度もグループワークやペアワークがあり、
講師の話を聴くだけでなく、自分のことを考え、他社の意見を聞き、
非常に学びと気付きが多かったのですが、
あるワークをして、大発見があったので共有します。

『７つの習慣』の中の、第３の習慣「重要事項を優先する」でのことです。

まず、普段の仕事を『緊急』『重要』の二軸で分類しました。

 『緊急』かつ『重要』　　　　　　　⇒　第１領域
 『緊急でない』かつ『重要』　　　　⇒　第２領域
 『緊急』かつ『重要でない』　　　　⇒　第３領域
 『緊急でない』かつ『重要でない』　⇒　第４領域

この４つに分けられます。
一応、図示すると、こんな感じです。
http://www.jaic-g.com/rd.php?aid=170704one01

講師からは、

「第３領域と第４領域をなるべく減らして、
 第１と第２、特に第２領域を増やすようにすると、
 より良い仕事、より良い成果、より良い人生が得られます」

「どうすれば、第３・第４領域を減らせるか、考えましょう」

とありました。

この話自体は、本当におっしゃる通りで、
とても大事なことだよなぁ、と感じましたし、
自分としても、普段、それを意識して働いているつもりです。

しかし、そのあと、

 どうすれば、第３領域、第４領域を減らせるか？

ワークをしたときに、大変なことがわかりました。

 第３領域の仕事が多すぎて、大変だ！

と少々不満に考えている人が、たくさんいたのです。

実は、私も以前は、他の参加者の方と同じように、

「自分の仕事は第３領域の仕事が多すぎる！」

「広告を作って、ＦＡＸやＤＭを送ることによって、
 売上を作ることが、自分に課せられた目標なのに、
 それに直結しない仕事ばっかりだ！！」

「『直結しない仕事』のせいで、メインの仕事に時間を割けないから、
 納期に遅れてしまうことや、目標未達があるんだ。クソッ！」

とすごく不満に感じていました。

だから、このワークをやったときに、
不愉快な気持ちが沸き上がるのは、理解できたのです。

が、、、当時と比べて、ちょっとは成長した私（←笑）は、
同時に、世の上司の皆さんに、この事実を伝えなくては！と思いました。

この、一般的な従業員の皆さんが考えている、

 第３領域（緊急かつ非重要）

は、上司や経営者からすると、

 第１領域（緊急かつ重要）

である場合が多いです。

変な言い方になりますが、重要でないことを、
お金を払って従業員にやらせる経営者などいるハズがありません。

上司と部下の間で、認識がズレていると思うのです。

このズレのせいで、部下は、

 自分にとって、重要ではないと『思う』ことを、
 イヤイヤやって、能率とモチベーションを下げる

上司は、

 やってもらいたい事を、やってもらいたいレベルで、
 やっていない部下に不満を持つ

という問題が起きます。
コレ、非常にもったいない事だ、と私は思います。

ここまでの話を聴いて、「なるほどね…」と思っていただけたら、
ぜひ一度、部下の方と話し合ってみてください。

即興ですが、その話し合いで使えるような、
ワークシートを作りました。
http://www.jaic-g.com/rd.php?aid=170704one02

このシートを印刷して、部下の方に渡し、
書いてもらったものを確認して、

 緊急かつ重要でない

の欄に書かれた業務を見てください。

上司として、会社として、『重要』と考えているものがないか確認し、
もし、それがあったなら、その仕事がなぜ重要なのか、

 仕事の意義
 仕事の価値
 仕事の意味

を伝えてあげてください。

また、同時に、

 確かに重要ではないが、何らかの理由があってやらざるを得ない。
 しかし、その理由を取り除くことができる。⇒やらないで済む。

という業務があれば、やらないで済むよう動いてあげたり、
「これはやらないでいいよ」と指示してあげたりすると、
感謝・尊敬されると思います。

個人面談をするのなら（←することをオススメしますが）、

 １）「やらなくていいよ」と指示
 ２）重要性を理解させる

の順番で進めると、上手く進むと思います。

私は、過去にこのような面談をしてもらい、
生産性と成果とモチベーションが大きく上がったので、
面談はやる価値があると考えています。

面白そうだと思ってもらえたら、
ワークシートをダウンロードして、試してみてください。
http://www.jaic-g.com/rd.php?aid=170704one02